Das Thema Digitalisierung spielt im deutschen Mittelstand eine zunehmend wichtige Rolle: Über 75 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen planen in den nächsten ein bis zwei Jahren weitere Digitalisierungsmaßnahmen (Statista, 2022). Auch die Verwaltung und Verteilung von Postnachrichten findet immer öfter in der digitalen Poststelle statt.
Doch welche Vorteile bietet eine digitale Poststelle eigentlich? Wie lässt sich die Post digital verwalten? Und was muss dabei unbedingt beachtet werden? Fragen über Fragen, ein Expertenteam: Das IT-Systemhaus Otten + Freckmann ist Ihr kompetenter Partner rund ums Thema digitale Poststelle. Schreiben Sie uns oder rufen Sie einfach an!
Die Bearbeitung von Post in Papierform ist zeit- und kostenintensiv. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf eine digitale Poststelle. Sie ist der Dreh- und Angelpunkt für alle ein- und ausgehenden Dokumente. Ob Briefe, Verträge oder Rechnungen: Die digitale Poststelle bündelt den gesamten Dokumenten Workflow in Ihrem Unternehmen.
Aber Achtung! Bei der Einrichtung einer digitalen Poststelle gilt es jede Menge zu beachten – vom Lizenzmodell bis hin zur Implementierung! Deshalb beraten wir Sie vom ersten Tag an persönlich. Gemeinsam entwickeln wir für Sie eine digitale Postverteilung, die passgenau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
Unsere digitale All-in-One-Lösung bietet im Vergleich zur analogen Postverteilung eine Vielzahl an Vorteilen:
Übrigens: Als eines der wenigen IT-Systemhäuser digitalisieren wir Ihre Poststelle zum monatlichen Festpreis! Ob es um die Beratung, die Softwareentwicklung oder um die Einweisung Ihrer Mitarbeitenden geht: Erfahren Sie hier mehr zur Digitalisierung zum Festpreis.
Im Jahr 2021 arbeitete bereits ein Viertel aller Erwerbstätigen in Deutschland aus dem Homeoffice – Tendenz steigend (Destatis, 2022). In Zeiten wie diesen lohnt sich die digitalisierte Postverteilung umso mehr für Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen.
Mit Hilfe unserer Digitallösung können Ihre Mitarbeitenden auch zuhause oder von unterwegs aus jederzeit auf ihre Post zugreifen. Dazu wird die eintreffende Post zunächst per Stapelscans automatisch digitalisiert und archiviert. Anschließend wird jede Postnachricht an die entsprechenden Empfänger weitergeleitet.
Sobald die Post ihren Empfänger erreicht hat, kann sie mit digitalen Annotationen versehen werden. Ob Kommentare, Post-Its, Stempel oder Häkchen – die digitale Poststelle bildet sämtliche Workflows virtuell ab.
Ein digitales Journal protokolliert den gesamten Prozess der Postverteilung: Zu welchem Zeitpunkt ist die Post bei welchem Mitarbeitenden eingegangen? Welchen Weg hat das Dokument genommen? Und an wen wurde die Post weitergeleitet? All diese Fragen lassen sich mit unserer digitalen Poststelle im Handumdrehen beantworten!
Eines unserer größten Alleinstellungsmerkmale ist das benutzerunabhängige Lizenzmodell. Dank dieses exklusiven Angebots können Empfänger ihre Post bequem über einen digitalen Schreibtisch verwalten.
Bei größeren Volumina ab ca. 1.000 Posteingängen pro Monat lohnt sich für Ihr Unternehmen eine automatisierte Postverteilung. Wir installieren für Sie eine Digitallösung, die Ihre Post automatisch klassifiziert, verarbeitet und weiterverteilt – und das völlig ohne Barcodes!
Wussten Sie schon: Bereits im Jahr 2021 setzten 54 Prozent der Unternehmen in Deutschland auf eine vollständig oder teilweise papierlose Buchhaltung. Erfahren Sie hier mehr zur Digitalisierung Ihres Rechnungswesens.
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Unser Team berät Sie gerne! Kontaktieren Sie uns hier!